1. 外事组织与接待必须遵循对等和内外有别的原则，严格控制参加人员和人数，严格遵守国家和省的有关规定。国（境）外人员来访交流由邀请单位或部门负责具体组织和接待，归口学校外事办管理。

2. 国（境）外人员来访、交流必须事前报批、事中陪同、事后报备。

(1) 对国（境）外派遣或我方主动邀请的国（境）外人员，对口单位（含我校对口交流、合作、接待或邀请单位）应事先了解其政治背景和学术思想倾向，不邀请和接待敏感人员及对我国不友好的人员。

(2) 重要来宾，由学校分管外事工作的校领导会同校主要领导确定参加接待单位与人员，一般来宾由外事办负责邀请和接待。校领导出席外事接待活动由外事办根据对等原则统一协调安排，学校各单位、各部门应服从统一安排，配合做好外事接待工作。

(3) 机关部门和二级教学、科研单位邀请专业领域的在华境外专家学者来访，由邀请单位负责接待，事先填写《广州航海学院报告会、研讨会、讲座、论坛备案表》报外事办、科研处备案；邀请单位须在接待活动完成后 1 周内，向外事处提交活动完成情况。原则上超过 1 周的来访、驻校合作只接受或邀请科研专家或文教专家，并按学校有关规定经交流单位所在党总支审核同意后，科研专家报科研处、教育专家报教务处审核同意后报外事办审批，方可办理来华手续。

(4) 邀请国（境）外人员来校参加人文、社科和哲学领域有关学术会议或担任“各类报告会”的报告人，需经邀请人（单位）的党总支（直属党支部）同意后报宣传部和外事办审批，遵照《广州航海学院宣传舆论阵地管理暂行办法》执行。

邀请国（境）外人员来校参加自然科学、科技领域学术会议或做报告人的，经邀请人（单位）的党总支（直属党支部）同意后报科研处审批后报外事办备案。

邀请人（单位）应提前将境外人员的活动行程、报告大纲交外事办备案，并委派一名中层干部全程参与国（境）外人员来校的交流活动，如发现国（境）外人员在公开场合有不当言论，应立即叫停并向外事办提交书面汇报。

3. 上级指定接待或以学校名义邀请和接待的境外人员来访，费用由学校负责。校内各单位经批准邀请的境外人员来访，接待费用和接待工作由邀请单位负责。

4. 在带领境外人员参观学校重点实验室和实验基地等相关场地时，应严格按照相关规定执行，严禁泄露国家或学校科研保密技术或专利的内容。

5. 接待人员应遵守涉外人员守则，举止大方得体，不卑不亢。接待人员不得携带秘密文件、资料、内刊及记载有机密内容的各类笔记本等参加外事活动。

6. 保卫处及相关单位、部门应加强对境外人员的安全保卫工作，保障来校的境外人员的人身及财产安全，及时处理涉外案件。在我校举行的重大外事活动，可请保卫处参与接待并负责安全保卫工作。